Práve ste sa zaregistrovali na Biatec.cz a chcete čo najrýchlejšie začať transformovať bankové výpisy? Tu je päť overených tipov, ktoré vám ušetria čas a predídu zbytočným chybám. Každý z nich vychádza z reálnych skúseností našich používateľov.
1. Začnite so systémovým typom súboru
Mnohí noví používatelia si ako prvé vytvoria vlastný typ súboru. To je zbytočné - systémové typy sú pripravené pre najpoužívanejšie služby a formáty. Či už spracovávate výpisy z PayPal, Stripe, Wise, GoPay alebo inej platobnej brány, systém má pre ne prednastavené mapovanie stĺpcov, filtre transakcií aj správne kódovanie.
Stačí v modálnom okne pre nahratie súboru vybrať príslušnú službu zo zoznamu. Systém automaticky rozpozná štruktúru CSV alebo XML súboru a správne priradí stĺpce k poliach ako dátum, suma, mena, popis a variabilný symbol. Vlastný typ súboru budete potrebovať až vtedy, keď spracovávate export z neštandardného systému alebo potrebujete špeciálne nastavenia filtrov.
2. Skontrolujte kódovanie pred nahratím
Najčastejší problém nových používateľov: diakritika sa v náhľade zobrazuje ako nezmyselné znaky (napr. "úhrada" namiesto "úhrada"). Príčinou je nesprávne kódovanie súboru.
Systémové typy súborov používajú automatickú detekciu kódovania, ktorá funguje v naprostej väčšine prípadov. Ak napriek tomu vidíte poškodené znaky, kliknite na ikonu ozubeného kolieska v sekcii nastavení nahratého súboru a ručne vyberte správne kódovanie. Najčastejšie možnosti sú:
- Auto - systém sa pokúsi automaticky detekovať kódovanie (predvolené pre systémové typy)
- UTF-8 - moderné exporty, väčšina webových služieb (PayPal, Stripe, Wise)
- Windows-1250 - staršie české a slovenské programy, niektoré bankové exporty
- ISO-8859-2 - ďalšia alternatíva pre stredoeurópske jazyky
Po zmene kódovania sa náhľad okamžite prekreslí a môžete vizuálne overiť, či je diakritika v poriadku.
3. Využite pilotný program
Biatec.cz ponúka pilotný program, počas ktorého sú kredity za odomknutie transformácie automaticky vrátené. To znamená, že môžete nahrať súbor, transformovať ho do GPC alebo SEPA XML, stiahnuť výsledok, importovať do účtovníctva - a nezaplatíte ani kredit.
Toto je ideálna príležitosť na otestovanie celého workflow od A po Z. Vyskúšajte rôzne typy súborov, nastavenia variabilného symbolu, filtre transakcií aj export do oboch formátov (GPC aj SEPA XML). Tak zistíte, ktorý formát a nastavenia vám najlepšie vyhovujú ešte pred tým, než začnete platiť.
4. Uložte si vlastný typ súboru
Ak pravidelne spracovávate výpisy z rovnakej služby a vždy upravujete tie isté nastavenia (napríklad manuálne mapovanie stĺpcov, špecifické filtre alebo nastavenie variabilného symbolu), nemusíte to robiť zakaždým odznova.
V modálnom okne pre nahratie súboru nájdete pole "Uložiť ako nový typ". Zadajte názov (napr. "Môj PayPal CZK") a kliknite na uloženie. Systém si zapamätá kompletné nastavenie vrátane mapovania stĺpcov, filtrov, kódovania a nastavení variabilného symbolu. Pri ďalšom nahratí stačí vybrať váš uložený typ a všetko sa automaticky prednastaví.
Vlastné typy sú tiež užitočné, keď spracovávate exporty z interného firemného systému, kde štruktúra CSV neodpovedá žiadnemu systémovému typu.
5. Porovnajte výsledok
Po úspešnej transformácii nezabudnite využiť funkciu Porovnanie, dostupnú v záložke GPC náhľadu. Táto funkcia vám umožní nahrať starý GPC súbor (napríklad z predchádzajúceho mesiaca alebo z iného nástroja) a vizuálne porovnať rozdiely:
- Zelená - transakcie, ktoré sú v novom súbore navyše
- Červená - transakcie, ktoré v novom súbore chýbajú
- Žltá - transakcie s rozdielnou hodnotou (napr. iná suma alebo VS)
Porovnanie je užitočné najmä pri prechode na nový nástroj, keď si chcete overiť, že výsledky sú konzistentné s predchádzajúcim riešením. Je to tiež výborný spôsob, ako odhaliť chýbajúce alebo duplicitné transakcie.