Právě jste se zaregistrovali na Biatec.cz a chcete co nejrychleji začít transformovat bankovní výpisy? Zde je pět ověřených tipů, které vám ušetří čas a zabrání zbytečným chybám. Každý z nich vychází z reálných zkušeností našich uživatelů.
1. Začněte se systémovým typem souboru
Mnozí noví uživatelé si jako první vytvoří vlastní typ souboru. To je zbytečné - systémové typy jsou připravené pro nejpoužívanější služby a formáty. Ať už zpracováváte výpisy z PayPal, Stripe, Wise, GoPay nebo jiné platební brány, systém má pro ně přednastavené mapování sloupců, filtry transakcí i správné kódování.
Stačí v modálním okně pro nahrání souboru vybrat příslušnou službu ze seznamu. Systém automaticky rozpozná strukturu CSV nebo XML souboru a správně přiřadí sloupce k polím jako datum, částka, měna, popis a variabilní symbol. Vlastní typ souboru budete potřebovat až tehdy, když zpracováváte export z nestandardního systému nebo potřebujete speciální nastavení filtrů.
2. Zkontrolujte kódování před nahráním
Nejčastější problém nových uživatelů: diakritika se v náhledu zobrazuje jako nesmyslné znaky (např. "úhrada" namísto "úhrada"). Příčinou je nesprávné kódování souboru.
Systémové typy souborů používají automatickou detekci kódování, která funguje v naprosté většině případů. Pokud přesto vidíte poškozené znaky, klikněte na ikonu ozubeného kolečka v sekci nastavení nahraného souboru a ručně vyberte správné kódování. Nejčastější možnosti jsou:
- Auto - systém se pokusí automaticky detekovat kódování (výchozí pro systémové typy)
- UTF-8 - moderní exporty, většina webových služeb (PayPal, Stripe, Wise)
- Windows-1250 - starší české a slovenské programy, některé bankovní exporty
- ISO-8859-2 - další alternativa pro středoevropské jazyky
Po změně kódování se náhled okamžitě překreslí a můžete vizuálně ověřit, zda je diakritika v pořádku.
3. Využijte pilotní program
Biatec.cz nabízí pilotní program, během kterého jsou kredity za odemknutí transformace automaticky vráceny. To znamená, že můžete nahrát soubor, transformovat ho do GPC nebo SEPA XML, stáhnout výsledek, importovat do účetnictví - a nezaplatíte ani kredit.
Toto je ideální příležitost k otestování celého workflow od A po Z. Vyzkoušejte různé typy souborů, nastavení variabilního symbolu, filtry transakcí i export do obou formátů (GPC i SEPA XML). Tak zjistíte, který formát a nastavení vám nejlépe vyhovují ještě předtím, než začnete platit.
4. Uložte si vlastní typ souboru
Pokud pravidelně zpracováváte výpisy ze stejné služby a vždy upravujete tatáž nastavení (například manuální mapování sloupců, specifické filtry nebo nastavení variabilního symbolu), nemusíte to dělat pokaždé znovu.
V modálním okně pro nahrání souboru najdete pole "Uložit jako nový typ". Zadejte název (např. "Můj PayPal CZK") a klikněte na uložení. Systém si zapamatuje kompletní nastavení včetně mapování sloupců, filtrů, kódování a nastavení variabilního symbolu. Při dalším nahrání stačí vybrat váš uložený typ a vše se automaticky přednastaví.
Vlastní typy jsou také užitečné, když zpracováváte exporty z interního firemního systému, kde struktura CSV neodpovídá žádnému systémovému typu.
5. Porovnejte výsledek
Po úspěšné transformaci nezapomeňte využít funkci Porovnání, dostupnou v záložce GPC náhledu. Tato funkce vám umožní nahrát starý GPC soubor (například z předchozího měsíce nebo z jiného nástroje) a vizuálně porovnat rozdíly:
- Zelená - transakce, které jsou v novém souboru navíc
- Červená - transakce, které v novém souboru chybí
- Žlutá - transakce s rozdílnou hodnotou (např. jiná částka nebo VS)
Porovnání je užitečné zejména při přechodu na nový nástroj, když si chcete ověřit, že výsledky jsou konzistentní s předchozím řešením. Je to také výborný způsob, jak odhalit chybějící nebo duplicitní transakce.