PayPal je jednou z nejpoužívanějších platebních bran, ale při importu transakcí do účetnictví narazíte na specifický problém: PayPal nezná variabilní symboly. Tento článek vysvětluje, jak s tím Biatec.cz pracuje a která nastavení zvolit pro různé účetní systémy.
Proč PayPal nemá variabilní symboly
Variabilní symbol (VS) je specifický pro český a slovenský bankovní systém. Jde o 10místné číslo, které slouží k párování plateb s fakturami. PayPal jako mezinárodní platební brána tento koncept nezná. Namísto toho používá vlastní identifikátory:
- Transaction ID - unikátní alfanumerický kód transakce (např. "5TJ12345AB678901C")
- Invoice Number - číslo faktury, pokud bylo při platbě zadáno
- Reference Txn ID - odkaz na související transakci (např. původní platba při refundu)
Problém je, že Transaction ID obsahuje písmena i čísla, zatímco GPC formát vyžaduje čistě číselný variabilní symbol s maximální délkou 10 číslic.
Nastavení VS pro GPC formát
Při exportu do GPC doporučujeme režim "Jen číslice". Tento režim extrahuje z Transaction ID pouze číselné znaky a ořízne výsledek na 10 číslic. Například z "5TJ12345AB678901C" se stane "5123456789".
Ačkoli takto vytvořený VS není identický s původním Transaction ID, je dostatečně unikátní pro párování v účetním systému. Většina účetních programů (Pohoda, Money S3, FlexiBee) s takovým VS pracuje bez problémů.
Nastavení VS pro SEPA XML formát
SEPA XML nemá omezení na 10 číslic ani na čistě číselný obsah. Proto doporučujeme režim "Všechny znaky", který zachová celé Transaction ID včetně písmen. V účetním systému tak uvidíte kompletní PayPal identifikátor, což výrazně zjednoduší párování.
Pokud používáte POHODA a importujete SEPA XML, zkontrolujte nastavení značky /VS. Chcete-li přenést celé alfanumerické Transaction ID do pole variabilního symbolu, je vhodné značku /VS vypnout. V opačném případě Pohoda očekává číselný VS a alfanumerický obsah může způsobit problémy při importu.
Dva typy PayPal exportů
PayPal nabízí v sekci "Reports" různé formáty exportu. Biatec.cz podporuje dvě hlavní varianty, které se liší strukturou sloupců a způsobem filtrování:
PayPal Description
Tato varianta obsahuje sloupec Description, podle kterého se filtrují transakce. Typické hodnoty jsou "Express Checkout Payment" (příjmy z plateb), "PayPal fee" (poplatky) nebo "Transfer to bank" (převody na bankovní účet). Tento formát je jednodušší a vhodný pro většinu uživatelů.
PayPal Type & Status
Tato varianta rozlišuje transakce podle dvou sloupců: Type (Payment, Fee, Transfer, Refund) a Status (Completed, Pending, Denied). Umožňuje přesnější filtrování - například můžete zahrnout jen dokončené platby (Type = Payment, Status = Completed) a ignorovat čekající transakce.
Praktický příklad: PayPal CSV do GPC
Ukažme si celý proces na jednoduchém příkladu. Mějme PayPal CSV export se třemi transakcemi:
| Date | Description | Gross | Currency | Transaction ID |
|---|---|---|---|---|
| 15/03/2026 | Express Checkout Payment | 1 250,00 | CZK | 5TJ12345AB678901C |
| 15/03/2026 | Express Checkout Payment | 890,00 | CZK | 8KL98765CD432109F |
| 16/03/2026 | PayPal fee | -45,00 | CZK | 2MN11111EF222233G |
Po transformaci s režimem VS "Jen číslice" vznikne GPC soubor, kde:
- První transakce: VS =
5123456789(z "5TJ12345AB678901C") - Druhá transakce: VS =
8987654321(z "8KL98765CD432109F") - Poplatek PayPal: VS =
2111112222(z "2MN11111EF222233G")
Pokud byl filtr nastaven na "Express Checkout Payment", poplatek za PayPal by byl automaticky vyloučen a v GPC souboru by se objevily jen dvě platební transakce.