Sie haben sich gerade bei Biatec.cz registriert und möchten so schnell wie möglich mit der Transformation von Kontoauszügen beginnen? Hier sind fünf bewährte Tipps, die Ihnen Zeit sparen und unnötige Fehler vermeiden helfen. Jeder davon basiert auf realen Erfahrungen unserer Benutzer.
1. Beginnen Sie mit einem Systemdateityp
Viele neue Benutzer erstellen als Erstes einen eigenen Dateityp. Das ist unnötig - die Systemtypen sind für die meistgenutzten Dienste und Formate vorbereitet. Ob Sie Auszüge von PayPal, Stripe, Wise, GoPay oder einem anderen Zahlungsgateway verarbeiten, das System verfügt über voreingestellte Spaltenzuordnungen, Transaktionsfilter und die richtige Kodierung.
Wählen Sie einfach im Upload-Dialog den entsprechenden Dienst aus der Liste aus. Das System erkennt automatisch die Struktur der CSV- oder XML-Datei und ordnet die Spalten korrekt den Feldern wie Datum, Betrag, Währung, Beschreibung und Variablensymbol zu. Einen eigenen Dateityp benötigen Sie erst dann, wenn Sie einen Export aus einem nicht standardmäßigen System verarbeiten oder spezielle Filtereinstellungen benötigen.
2. Prüfen Sie die Kodierung vor dem Hochladen
Das häufigste Problem neuer Benutzer: Sonderzeichen werden in der Vorschau als unsinnige Zeichen angezeigt (z.B. "úhrada" statt "úhrada"). Die Ursache ist eine falsche Dateikodierung.
Systemdateitypen verwenden eine automatische Kodierungserkennung, die in der überwiegenden Mehrheit der Fälle funktioniert. Wenn Sie dennoch beschädigte Zeichen sehen, klicken Sie auf das Zahnradsymbol im Einstellungsbereich der hochgeladenen Datei und wählen Sie die richtige Kodierung manuell aus. Die häufigsten Optionen sind:
- Auto - das System versucht, die Kodierung automatisch zu erkennen (Standard für Systemtypen)
- UTF-8 - moderne Exporte, die meisten Webdienste (PayPal, Stripe, Wise)
- Windows-1250 - ältere tschechische und slowakische Programme, einige Bankexporte
- ISO-8859-2 - eine weitere Alternative für mitteleuropäische Sprachen
Nach der Änderung der Kodierung wird die Vorschau sofort aktualisiert und Sie können visuell überprüfen, ob die Sonderzeichen korrekt dargestellt werden.
3. Nutzen Sie das Pilotprogramm
Biatec.cz bietet ein Pilotprogramm an, bei dem die Guthaben für die Freischaltung der Transformation automatisch zurückerstattet werden. Das bedeutet, dass Sie eine Datei hochladen, sie in GPC oder SEPA XML transformieren, das Ergebnis herunterladen und in die Buchhaltung importieren können - und dabei kein einziges Guthaben verbrauchen.
Dies ist die ideale Gelegenheit, den gesamten Workflow von A bis Z zu testen. Probieren Sie verschiedene Dateitypen, Einstellungen für den Variablensymbol, Transaktionsfilter und den Export in beide Formate (GPC und SEPA XML) aus. So finden Sie heraus, welches Format und welche Einstellungen am besten zu Ihnen passen, bevor Sie mit der Bezahlung beginnen.
4. Speichern Sie einen eigenen Dateityp
Wenn Sie regelmäßig Auszüge vom selben Dienst verarbeiten und immer die gleichen Einstellungen anpassen (z.B. manuelle Spaltenzuordnung, spezifische Filter oder Einstellungen des Variablensymbols), müssen Sie das nicht jedes Mal von Neuem tun.
Im Upload-Dialog finden Sie das Feld "Als neuen Typ speichern". Geben Sie einen Namen ein (z.B. "Mein PayPal CZK") und klicken Sie auf Speichern. Das System merkt sich die vollständige Einstellung einschließlich Spaltenzuordnung, Filter, Kodierung und Variablensymbol-Einstellungen. Beim nächsten Hochladen wählen Sie einfach Ihren gespeicherten Typ aus und alles wird automatisch voreingestellt.
Eigene Typen sind auch nützlich, wenn Sie Exporte aus einem internen Firmensystem verarbeiten, dessen CSV-Struktur keinem Systemtyp entspricht.
5. Vergleichen Sie das Ergebnis
Nach einer erfolgreichen Transformation nutzen Sie unbedingt die Funktion Vergleich, die im Tab der GPC-Vorschau verfügbar ist. Mit dieser Funktion können Sie eine alte GPC-Datei hochladen (z.B. vom Vormonat oder von einem anderen Tool) und die Unterschiede visuell vergleichen:
- Grün - Transaktionen, die in der neuen Datei zusätzlich vorhanden sind
- Rot - Transaktionen, die in der neuen Datei fehlen
- Gelb - Transaktionen mit abweichendem Wert (z.B. anderer Betrag oder VS)
Der Vergleich ist besonders nützlich beim Wechsel zu einem neuen Tool, wenn Sie überprüfen möchten, dass die Ergebnisse mit der vorherigen Lösung übereinstimmen. Es ist auch eine hervorragende Möglichkeit, fehlende oder doppelte Transaktionen zu erkennen.