PayPal ist eines der meistgenutzten Zahlungsgateways, aber beim Import von Transaktionen in die Buchhaltung stoßen Sie auf ein spezifisches Problem: PayPal kennt keine Variablensymbole. Dieser Artikel erklärt, wie Biatec.cz damit umgeht und welche Einstellungen Sie für verschiedene Buchhaltungssysteme wählen sollten.
Warum PayPal keine Variablensymbole hat
Der Variablensymbol (VS) ist spezifisch für das tschechische und slowakische Bankensystem. Es handelt sich um eine 10-stellige Zahl, die zur Zuordnung von Zahlungen zu Rechnungen dient. PayPal als internationales Zahlungsgateway kennt dieses Konzept nicht. Stattdessen verwendet es eigene Identifikatoren:
- Transaction ID - ein eindeutiger alphanumerischer Transaktionscode (z.B. "5TJ12345AB678901C")
- Invoice Number - die Rechnungsnummer, falls bei der Zahlung angegeben
- Reference Txn ID - Verweis auf eine zugehörige Transaktion (z.B. die ursprüngliche Zahlung bei einer Rückerstattung)
Das Problem ist, dass die Transaction ID sowohl Buchstaben als auch Zahlen enthält, während das GPC-Format einen rein numerischen Variablensymbol mit maximal 10 Ziffern erfordert.
VS-Einstellung für das GPC-Format
Beim Export ins GPC-Format empfehlen wir den Modus "Nur Ziffern". Dieser Modus extrahiert aus der Transaction ID nur die Ziffern und kürzt das Ergebnis auf 10 Stellen. Zum Beispiel wird aus "5TJ12345AB678901C" der Wert "5123456789".
Obwohl der so erstellte VS nicht mit der ursprünglichen Transaction ID identisch ist, ist er für die Zuordnung im Buchhaltungssystem ausreichend eindeutig. Die meisten Buchhaltungsprogramme (Pohoda, Money S3, FlexiBee) arbeiten mit einem solchen VS problemlos.
VS-Einstellung für das SEPA XML-Format
SEPA XML hat keine Beschränkung auf 10 Ziffern oder rein numerischen Inhalt. Daher empfehlen wir den Modus "Alle Zeichen", der die gesamte Transaction ID einschließlich Buchstaben beibehält. Im Buchhaltungssystem sehen Sie dann den vollständigen PayPal-Identifikator, was die Zuordnung erheblich vereinfacht.
Wenn Sie POHODA verwenden und SEPA XML importieren, überprüfen Sie die Einstellung des Tags /VS. Wenn Sie die gesamte alphanumerische Transaction ID in das Feld des Variablensymbols übertragen möchten, ist es ratsam, das Tag /VS zu deaktivieren. Andernfalls erwartet Pohoda einen numerischen VS und alphanumerischer Inhalt kann beim Import Probleme verursachen.
Zwei Arten von PayPal-Exporten
PayPal bietet im Bereich "Reports" verschiedene Exportformate an. Biatec.cz unterstützt zwei Hauptvarianten, die sich in der Spaltenstruktur und der Filterung unterscheiden:
PayPal Description
Diese Variante enthält die Spalte Description, nach der Transaktionen gefiltert werden. Typische Werte sind "Express Checkout Payment" (Zahlungseingänge), "PayPal fee" (Gebühren) oder "Transfer to bank" (Überweisungen auf das Bankkonto). Dieses Format ist einfacher und für die meisten Benutzer geeignet.
PayPal Type & Status
Diese Variante unterscheidet Transaktionen nach zwei Spalten: Type (Payment, Fee, Transfer, Refund) und Status (Completed, Pending, Denied). Sie ermöglicht eine präzisere Filterung - beispielsweise können Sie nur abgeschlossene Zahlungen (Type = Payment, Status = Completed) einbeziehen und ausstehende Transaktionen ignorieren.
Praktisches Beispiel: PayPal CSV zu GPC
Lassen Sie uns den gesamten Prozess an einem einfachen Beispiel zeigen. Nehmen wir einen PayPal-CSV-Export mit drei Transaktionen:
| Date | Description | Gross | Currency | Transaction ID |
|---|---|---|---|---|
| 15/03/2026 | Express Checkout Payment | 1 250,00 | CZK | 5TJ12345AB678901C |
| 15/03/2026 | Express Checkout Payment | 890,00 | CZK | 8KL98765CD432109F |
| 16/03/2026 | PayPal fee | -45,00 | CZK | 2MN11111EF222233G |
Nach der Transformation mit dem VS-Modus "Nur Ziffern" entsteht eine GPC-Datei, in der:
- Erste Transaktion: VS =
5123456789(aus "5TJ12345AB678901C") - Zweite Transaktion: VS =
8987654321(aus "8KL98765CD432109F") - PayPal-Gebühr: VS =
2111112222(aus "2MN11111EF222233G")
Wenn der Filter auf "Express Checkout Payment" eingestellt war, würde die PayPal-Gebühr automatisch ausgeschlossen und in der GPC-Datei würden nur die zwei Zahlungstransaktionen erscheinen.