Virtual Account

Generating virtual account numbers from transaction identifiers for payment gateways, e-commerce platforms, and courier services.

What is a virtual account

A virtual account is an automatically generated account number created from a transaction identifier. This identifier can be, for example:

  • The sender’s email address
  • Order ID from an e-shop
  • Transaction reference from the payment gateway
  • Customer identifier

A virtual account allows the accounting system to uniquely identify the counterparty to a transaction, even if it is not a standard bank transfer with the counterparty’s actual account number.

How it works

From a text identifier (e.g. buyer@email.com), a unique 16-digit number is generated using a hash function, which is used as the counterparty’s account number in the GPC file. The same identifier always generates the same account number.

Kedy je virtualny ucet uzitocny

Virtualny ucet je obzvlast uzitocny pri spracovani vypisov z nasledovnych zdrojov:

Platobne brany

PayPal, Stripe, GoPay a dalsie platobne brany neposkytuju cisla bankovych uctov protistrany. Virtualny ucet vygenerovany z emailu alebo ID transakcie umozni v uctovnictve jednoznacne sparovat transakcie s konkretnym zakaznikom.

E-commerce platformy

Amazon, Shopify, Kaufland, Cdiscount a dalsie marketplace platformy generuju vlastne ID objednavok. Virtualny ucet umoznuje sledovat platby podla objednavok priamo v uctovnom systeme.

Kurierne sluzby

Pri dobierkovych platbach od kurierskych sluzieb casto chyba identifikacia povodneho zakaznika. Virtualny ucet vygenerovany z referencie zasielky pomoze sparovat platbu s konkretnou objednavkou.

Format virtualneho uctu

Virtualny ucet ma nasledovny format:

Zlozka Hodnota Popis
Cislo uctu 0000001234567890 16-miestne cislo vygenerovane z identifikatora transakcie
Kod banky 2020 Virtualny kod banky (neexistujuca banka - oznacuje nebankovu transakciu)
Kod banky 2020: Tento kod banky nepatri ziadnej existujucej banke. Pouziva sa ako konvencia na oznacenie, ze sa nejedna o standardny bankovy ucet, ale o virtualny identifikator. Uctovne systemy ho akceptuju bez problemov.

Priklad

Pre transakciu z PayPalu s emailom odosielatela jan.novak@email.com:

Identifikator:    jan.novak@email.com
Virtualny ucet:   0000003847291056/2020

Kazda dalsai transakcia od jan.novak@email.com bude mat rovnake cislo virtualneho uctu, co umozni v uctovnictve automaticky sparovat vsetky platby od tohto zakaznika.

Ako zapnut virtualny ucet

Virtualny ucet mozete zapnut dvoma sposobmi v zavislosti od typu suboru:

Pre CSV subory

Pri mapovani stlpcov v nahliade suboru oznacte stlpec, ktory obsahuje identifikator protistrany (napr. email, ID objednavky), ako Protiucet. Pod oznacenym stlpcom sa zobrazi checkbox "Generovat virtualny ucet". Zapnite ho.

Pre PDF a XML subory

V sekcii Parser pri nastaveni suboru najdete checkbox "Generovat virtualny ucet". Zapnite ho a system bude automaticky generovat virtualne ucty z identifikatorov transakcii detekovanych parserom.

Tip: Systemove typy suborov pre platobne brany (PayPal, GoPay, Adyen a pod.) maju virtualny ucet uz predkonfigurovany. Nemusite ho manualne zapınat.

Konzistentnost virtualnych uctov

Dolezitou vlastnostou virtualnych uctov je ich deterministicnost:

  • Rovnaky identifikator (napr. email) vzdy generuje rovnake cislo uctu
  • Rozne identifikatory generuju rozne cisla uctov
  • Generovanie je jednosmerne - z cisla uctu nie je mozne ziskat povodny identifikator

Vdaka tomu mozete v uctovnom systeme vytvarat evidenciu partnerov podla virtualnych cisiel uctov a automaticky k nim prirazdovat transakcie z roznych obdobi a roznych vypisov.

Zhrnutie

  • Virtualny ucet sa generuje z identifikatora transakcie (email, ID objednavky)
  • Pouziva sa pre platobne brany (PayPal, Stripe, GoPay), e-commerce (Amazon, Shopify) a kurierne sluzby
  • Format: 16-miestne cislo s kodom banky 2020
  • Rovnaky identifikator vzdy generuje rovnake cislo uctu
  • Systemove typy pre platobne brany maju virtualny ucet uz predkonfigurovany