Повний процес обробки виписки

1 Вступний екран (панель управління)

Після входу в систему відображається порожня панель управління з кнопкою «Завантажити новий файл». Якщо у вас ще немає завантажених файлів, ви побачите інформаційне повідомлення з інструкцією щодо початку роботи.

Вступний екран — порожня панель управління з кнопкою для завантаження файлу

2 Завантаження файлу та налаштування

Натисніть кнопку Завантажити новий файл. Відкриється модальне вікно з налаштуваннями. Натисніть на цифри на зображенні, щоб переглянути опис.

1

Виберіть файл для перетворення. Підтримувані формати: CSV, XML, PDF, XLSX.

2

Виберіть тип банківської виписки або платіжного шлюзу. Відповідно до цього будуть попередньо заповнені налаштування стовпців, фільтрів та VS.

3

Повертає всі налаштування до значень за замовчуванням відповідно до вибраного типу файлу.

4

Номер рахунку, як він записаний у ваших бухгалтерських документах (наприклад, 123456/0900 або IBAN). Використовуйте кнопку „+“ під полем, щоб додати додаткові номери рахунків для інших валют у виписці.

5

Необов'язковий опис файлу для довідки (наприклад, „Витяг за січень 2024“).

6

Виберіть дані з файлу. У випадаючих списках над стовпчиками задайте значення важливих стовпчиків (дата, сума, назва, опис...).

7

Кодування вихідного файлу (UTF-8, Windows-1250...) і роздільник стовпців (кома або крапка з комою). Змінювати їх потрібно лише в тому випадку, якщо прев'ю відображається некоректно.

8

Перший рядок = зіставлені стовпці (будуть використані у перетворенні). Другий рядок = не зіставлені (їх все ще можна призначити або проігнорувати).

9

Покрокове налаштування змінного перетворення символів. Послідовно: витяг → злиття → форматування для GPC → форматування для SEPA XML.

10

Якщо стовпець VS містить складний текст (наприклад, „Номер замовлення: ABC123, Код: XYZ“ → „ABC123“), задайте префікс і завершальний символ.

11

Транзакції з однаковим VS об'єднуються в одну. Суми додаються, використовується найстаріша дата, описи об'єднуються.

12

Формат GPC вимагає рівно 10 цифр. Ця опція залишає лише цифри та пробіли з нулями зліва. Крім того, ви можете перетворити літери в цифри (A=0, B=1...).

13

Замінює значення VS відповідно до вказаного вами відображення. Вказуйте пари: початкове значення у вихідному файлі та нове значення у перетвореному файлі.

14

Налаштування форматування VS для виходу SEPA XML (camt.053). XML більш гнучкий, ніж GPC - він також допускає текстовий VS.

15

Зберігає оригінальний формат VS, включаючи літери, тире та інші символи (наприклад, INV-2024-001 залишається як INV-2024-001).

16

Якщо ви хочете зберегти деякі символи (наприклад, - або /) в режимі „Тільки цифри“, введіть їх тут. Приклад: INV-2024-001 з символом - → -2024-001.

17

Вирішіть, чи відфільтрувати інші символи (залишивши лише цифри), чи перетворити літери на цифри (A=0, B=1...).

18

Замінює значення VS відповідно до вказаного вами відображення. Вказуйте пари: початкове значення у вихідному файлі та нове значення у перетвореному файлі.

19

Зберігає перші N символів VS і видаляє решту. Для SEPA XML максимум - 35 символів (обмеження ISO 20022). Але це залежить від вашої бухгалтерської програми - наприклад, Wellbeing приймає 20 символів, якщо ви вимкнете /VS.

20

Якщо увімкнено, /VS1234567890/SS/KS0308 вставляється в EndToEndId. Для Cool вимкніть (тільки сам номер). Для FlexiBee залиште увімкненим.

21

Доповнює VS нулями зліва до довжини, заданої у полі „Скоротити до“. Приклад (10 символів): 1234567 → 0001234567.

22

Тут ви вирішуєте, які рядки будуть включені, а які виключені з підсумкової виписки (наприклад, ігнорувати скасовані або невдалі платежі).

23

Вказує, як буде оброблятися файл. Вам не потрібно його змінювати, якщо ви правильно вибрали тип файлу. Для більшості CSV-файлів буде встановлено значення „CSV - Загальний“.

24

Умови включення: тільки транзакції, що відповідають цим правилам, з'являться у результатах.

25

Умови виключення: транзакції, що відповідають цим правилам, будуть вилучені з виводу (наприклад, статус = Не вдалося, скасовано).

26

Якщо ваша бухгалтерська програма не підтримує символи кирилиці і відображає їх нерозбірливо, конвертуйте їх у читабельні латинські символи. Два режими: скорочений (ISO 9) або фонетичний.

27

Зберігає поточні налаштування (номер рахунку, ім'я файлу, відображення стовпців, VS, фільтри...) для подальшого використання. При наступному завантаженні файлів того ж типу вони будуть завантажені автоматично.

28

Завантажує файл з усіма налаштуваннями і починає трансформацію.

3 Фільтри транзакцій

У розділі Фільтри транзакцій ви можете встановити правила, які автоматично змінюють або виключають певні транзакції під час трансформації. Попередньо налаштовані правила вже встановлені для системних типів файлів.

Кожне правило містить:

• Умова - який стовпець і яке значення (напр. "Тип транзакції містить Комісію")
• Дія - що має статися з транзакцією (виключити, змінити значення тощо)

Попередньо налаштовані фільтри транзакцій для вибраного типу файлу

5 Nahrany subor v zozname

Po ulozeni sa subor objavi v zozname na dashboarde. Kazdy subor ma sadu akcnych tlacidiel:

• Transformovat - spusti konverziu do GPC/SEPA formatu
• Nahlad - zobrazi nahlad transformovaneho suboru
• Odomknut - odomkne subor pre stiahnutie (spotrebuje kredity)
• Stiahnut - stiahne GPC alebo SEPA XML subor
• Upravit - otvorí nastavenia suboru

Nahrany subor v zozname s akcnymi tlacidlami

6 Spustenie transformacie

Kliknite na ikonu Transformovat. System spracuje vas bankovy vypis a vytvori vystupny subor vo formate GPC (pripadne SEPA XML). Transformacia zvycajne trva len niekolko sekund.

Spustenie transformacie bankoveho vypisu

7 Vysledok transformacie

Po uspesnej transformacii sa zobrazi suhrn s informaciami:

• Pocet spracovanych transakcii
• Pocet vylucenych transakcii (podla filtrov)
• Celkova suma (debet/kredit)
• Obdobie transakcii

Suhrn vysledku transformacie - pocet transakcii, suma, obdobie

8 Zobrazenie GPC nahladu

Kliknite na ikonu Nahlad pre zobrazenie transformovaneho suboru. V založke Nahlad su dostupne dva rezimy zobrazenia:

• RAW - surovy text GPC suboru presne tak, ako bude ulozeny
• Formatovane - prehliadna tabulka s farebnymi polozkami pre lepsiu citatelnost

GPC nahlad - RAW rezim (surovy text)

GPC nahlad - formatovane zobrazenie s farebnymi polozkami

9 Odomknutie vypisu

Transformovany subor je najskor zamknuty . Pre stiahnutie je potrebne ho odomknut, co spotrebuje kredity (1 riadok vstupného výpisu = 1 kredit).

Kliknite na ikonu Odomknut. Zobrazi sa dialog s poctom potrebnych kreditov. Po potvrdeni bude subor odomknuty a pripraveny na stiahnutie.

Dialog na odomknutie suboru - zobrazuje potrebny pocet kreditov

10 Stiahnutie suborov

Po odomknuti su dostupne nasledovne formaty na stiahnutie:

• GPC - standardny format pre ceske a slovenske uctovne systemy (Pohoda, Money S3, ...)
• SEPA XML CZ - format camt.053 s ceskymi IBAN/BIC udajmi
• SEPA XML SK - format camt.053 so slovenskymi IBAN/BIC udajmi

Moznosti stiahnutia - GPC, SEPA XML CZ, SEPA XML SK

11 Porovnanie s inym GPC

Biatec ponuka moznost farebneho porovnania vygenerovaneho GPC suboru s referencnym suborom. Tato funkcia je uzitocna na overenie spravnosti transformacie.

V založke Porovnanie nahrajte referencny GPC subor. System zvyrazni rozdiely:

• Zelene - zhodne udaje
• Cervene - odlisne udaje

Farebne porovnanie dvoch GPC suborov - rozdiely su zvyraznene