PayPal Sammelbuchung in DATEV — Schritt für Schritt
PayPal sammelt über den Tag oder die Woche viele einzelne Zahlungen und überweist sie als einen Sammelbetrag auf Ihr Bankkonto. Für die Buchhaltung bedeutet das: ein Eintrag auf dem Bankkonto, hunderte einzelne Buchungen dahinter. Wie kommen die in DATEV?
Das Problem in einem Satz
Sie sehen auf dem Bankkonto eine Buchung über 4.823,17 EUR von PayPal — aber dahinter stehen 47 Verkäufe, 12 Refunds, 47 PayPal-Gebühren und 3 Streitfälle. So kommen Sie in DATEV ohne PayPal-Verrechnungskonto nicht weiter.
1. Das PayPal-Verrechnungskonto in DATEV anlegen
In DATEV (oder Lexware/sevDesk) legen Sie ein dediziertes Verrechnungskonto an — vergleichbar mit einer "Bank im Bank":
| Verwendung | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|
| PayPal Verrechnungskonto | 1361 | 1461 |
| Erlöse 19 % USt | 8400 | 4400 |
| Erlöse 7 % USt | 8300 | 4300 |
| PayPal-Gebühren | 4970 | 6855 |
| Rückerstattungen | 8736 | 4736 |
| Währungsdifferenzen | 4970 | 6855 |
2. PayPal Activity Report exportieren
Aus PayPal Business unter Aktivitäten → Berichte → Aktivitätenberichte wählen Sie:
- Format: CSV (Komma-getrennt) mit allen Spalten
- Zeitraum: vorzugsweise pro Monat
- Spaltenset: alle inklusive Brutto, Gebühr, Netto, Saldo, Währung
3. Buchungs-Logik der einzelnen Bewegungen
Eingehende Zahlung 119,00 EUR (B2C, 19 % USt)
1361 PayPal 119,00 EUR an 8400 Erlöse 19% 100,00 EUR
1776 USt 19% 19,00 EUR
PayPal-Gebühr 2,38 EUR
4970 Geldverkehr 2,38 EUR an 1361 PayPal 2,38 EUR
Auszahlung an Bank 4.823,17 EUR (Sammelbetrag)
1200 Bank 4.823,17 EUR an 1361 PayPal 4.823,17 EUR
Das PayPal-Verrechnungskonto sollte nach allen Buchungen auf dem aktuellen PayPal-Saldo stehen — nicht zwingend auf null, da PayPal üblicherweise einen Restsaldo hält.
4. Refunds und Streitfälle
Refunds erscheinen im Activity Report mit Brutto = negativ und Type = "Refund". Buchung:
8736 Erlösschmäl. 100,00 EUR an 1361 PayPal 100,00 EUR 1776 USt 19% 19,00 EUR 1361 PayPal 21,00 EUR -- für rückerstattete Gebühr (falls vorhanden)
Streitfälle (Disputes/Chargebacks) werden ähnlich behandelt — idealerweise mit eigenem Konto 4955 SKR03.
5. Währungs-Konvertierungen
Wenn ein Kunde in USD bezahlt, während Ihr PayPal-Konto in EUR ist, erstellt PayPal zwei Buchungen:
- Empfang in USD
- Konvertierung USD → EUR (mit eigenem Kurs und Gebühr)
Im Buchhaltungs-Tool benötigen Sie pro Fremdwährung ein eigenes PayPal-Verrechnungskonto (z. B. 1362 PayPal USD).
6. Manuell oder automatisch?
Bei wenigen Transaktionen pro Monat (unter 30) können Sie manuell buchen. Sobald es mehr werden, lohnt sich Automatisierung. Drei Optionen:
- DATEV-Schnittstelle PayPal — offiziell, kostet pro Mandant ca. 10–15 EUR/Monat zusätzlich.
- BuchhaltungsButler / GetMyInvoices — ab ca. 30–50 EUR/Monat.
- Biatec — Pay-per-use (1 Credit = 1 Transaktion). Sie zahlen nur, was Sie tatsächlich konvertieren. Hochladen und Vorschau immer kostenlos.
7. So funktioniert der Biatec-Workflow
- PayPal Activity Report CSV exportieren
- Bei Biatec hochladen
- Spalten werden automatisch erkannt (Brutto, Gebühr, Netto, Währung)
- Vorschau prüfen, eventuell Filter setzen (z. B. nur abgeschlossene Transaktionen)
- camt.053 SEPA XML herunterladen
- In DATEV unter Bank → Belege importieren einlesen
DATEV erkennt das PayPal-Verrechnungskonto und ordnet die Buchungen automatisch zu — je nach Konfiguration mit oder ohne automatischer Kontierung.
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